کد خبر: 635373
تاریخ انتشار :

نرم افزار دبیرخانه و بایگانی

پایگاه خبری تحلیلی نامه نیوز (namehnews.com) :

نرم افزار دبیرخانه و بایگانی

نرم افزار دبیرخانه و بایگانی : چهره‌ی سازمان‌ها و ادارات با سیستمی شدن دو حوزه دبیرخانه و بایگانی نسبت به قبل بسیار تغییر کرده است. در این مقاله سعی خواهیم کرد ضمن بررسی ضرورت اتوماسیون اداری، یک نرم افزار جامع و موفق در حوزه دبیرخانه و بایگانی را معرفی کنیم.

مکاتبات اداری و نرم افزار بایگانی

راه‌اندازی و به کارگیری سیستم اتوماسیون اداری از لوازم اصلی ارتقای فرهنگ سازمانی است.  نرم افزار دبیرخانه با کارکرد برقراری مکاتبات اداری و  نرم افزار بایگانی با وظیفه ذخیره و نگهداری نامه‌ها و اسناد، نقشی کلیدی در سیستمی کردن مراحل اداری ایفا می‌کنند.

با استفاده از نرم ‌افزار دبیرخانه و بایگانی و حذف مکاتبات وقت‌گیر اداری، حذف پرونده‌های کاغذی و کاهش حجم بایگانی، تحقق وظایف سازمانی بسیار سریع‌تر از قبل میسر می‌شود.

ارتقای عملکرد سازمان‌ها و ادارات، بالا بردن احساس رضایت ارباب رجوع، بالا بردن احساس امنیت با محدود کردن و تعریف نوع دسترسی برای کارکنان، بالا بردن قابلیت‌ها و امکانات موجود برای تحقق وظایف اصلی و سرآخر بهره‌وری هرچه بیشتر کارکنان و مدیران از جمله فواید بهره‌گیری از  نرم افزار دبیرخانه و بایگانی محسوب می‌شود.

در ادامه به مزیت‌های حاصل از اتوماسیون اداری اشاره می‌کنیم.

1219

اتوماسیون اداری؛ دلایل و پیامدهای آن

در دنیای امروز دیگر پرسش بر سر بایگانی سنتی یا مدرن نیست بلکه بیشتر بحث بر سر چرایی بایگانی مدرن و چگونگی سیستمی کردن امور است.

در ادامه ابتدا به چرایی و مزیت‌های اتوماسیون اداری می‌پردازیم و در پایان مقاله به چگونگی و یکی از  نرم افزارهای موفق در این حوزه اشاره می‌کنیم.

سیستمی کردن امورات نه تنها در ادارات بلکه در کسب‌و‌کارهای کوچک و بزرگ نیز حائز اهمیت است. فارغ از اینکه این سیستمی کردن با توجه به نوع کسب‌و‌کار از چه طریقی انجام می‌شود، دلایل و مزایای مشترکی می‌توان برای آن برشمرد. در ادامه مزایای اتوماسیون اداری را برمی‌شماریم.

مزایای اتوماسیون اداری

اولین مزیت سیستمی کردن امور اداری کاهش خطاهای انسانی و دقت بیشتر در انجام‌ امور است. انجام یک کار تکراری و وقت‌گیر، می‌تواند احتمال بروز خطا را چندبرابر کند.

دومین مزیت، کاهش هزینههای اقتصادی است. در شیوه سنتی نیاز به استخدام تعداد بیشتری کارمند بود اما در اتوماسیون اداری فعالیت‌ها به صورت خودکار و بدون نیاز  به استخدام نیروی انسانی بیشتر پیش می‌روند.

1220

سومین مزیت، افزایش رضایت ارباب رجوع است. علت افزایش رضایت در دقت و سرعت بیشترِ انجام امور است.

چهارمین مزیت، ثبت و ضبط دادهها و گزارشگیری آسان است. با بهره‌گیری از  نرم افزارهای حاضر به راحتی و به سرعت می‌توان با توجه به داده‌های ضبط شده بهترین تحلیل‌های آماری را برای ایجاد تغییر و تحول در سازمان‌ها ایجاد کرد.

پنجمین مزیت، تعیین دقیق وظایف کارکنان است. با توجه به اینکه وظایف به شکل سیستمی و مشخص تعریف می‌شوند، علاوه بر بالا بردن بهره‌وری کارکنان و بهره‌وری کلی سازمان، امکان انجام کارهای گروهی نسبت به قبل آسان‌تر و پربازده‌تر خواهد بود.

ششمین مزیت مشخص بودن اهداف سازمانی و نمایان بودن راه رسیدن به تغییرات است. با توجه به مشخص بودن گزارشات آماری و اسناد و مدارک ثبت شده، به راحتی می‌توان برآوردی کلی نسبت به جهت رشد و حرکت سازمان و درجه نیل به اهداف داشت.

در نتیجه این شش مزیت مطرح شده به راحتی می‌توان به لزوم اتوماسیون پی برد. با توجه به اینکه بازار اقتصادی دهکده جهانی با سرعت زیاد در حال دگرگونی است همگام شدن با تغییرات و پذیرش نوآوری‌ها منجر به پیشگام شدن در حرفه‌ی خود نسبت به سایر رقبای موجود خواهد شد.

در ادامه به چگونگی اتوماسیون و یکی از  نرم افزارهای موفق در این حوزه اشاره خواهیم کرد.

چگونگی تحقق اتوماسیون اداری؛ معرفی یک  نرم افزار جامع

یکی از  نرم افزارهایی که با کمک آن می‌توان به راحتی و با کمترین هزینه نامه‌ها، اسناد و مکاتبات را ساماندهی کرد،  نرم افزار دبیرخانه و بایگانی سروش، محصولی از شرکت سیناپردازش است.

 نرم افزار جامع دبیرخانه و بایگانی سروش، در ازای هزینه کم دو کارکرد جدا را برای سیستمی کردن کامل ادارات و سازمان‌ها یکجا جمع کرده است و تمامی نیازهای کاربران در جهت سیستمی کردن موفق امورات اداری را برآورده می‌کند‌.

از آنجایی که کیفیت عملکرد دبیرخانه و بایگانی بر تحقق وظایف اصلی ادارات و سازمان‌ها تاثیرگذار است، بدیهی است که هر چالشی در کارکرد این دو بخش می‌تواند بر مکاتبات و تعاملات کلی سازمان تاثیری جدی بگذارد‌.

به همین دلیل سرعت بالای  نرم افزار سروش، راحتی در کاربری، برخورداری از دقت کافی در ثبت و گزارشگیری، جوابگویی سریع تیم پشتیبانی و امنیت بالای برنامه در ثبت اطلاعات همگی در بالا بردن کیفیت عملکرد دبیرخانه و بایگانی و تحقق وظایف سازمانی تاثیرگذار است.

به صورت خلاصه امکانات کلی این برنامه از این قرار است:

دبیرخانه و گردش اطلاعات

ثبت نامه های وارده، صادره و داخلی به همراه طبقه‌بندی و گروه‌بندی آنها به صورت دلخواه

امکان جستجو و گزارشگیری به آسانی در تمامی قسمت‌های برنامه

امکان ضمیمه نمودن انواع فایل‌ها به نامه مد نظر

امکان تعیین دسترسی برای کاربران در تمامی قسمت‌های برنامه

دارای امکان ارسال کارتابل و امضاء دیجیتال

تعریف شیوه‌های مختلف برای چاپ نامه

بایگانی و ثبت و ضبط اطلاعات

امکان ایجاد پرونده در قسمت بایگانی به تعداد نامحدود برای اشخاص و موضوعات

امکان ذخیره فایل ها با فرمت دلخواه در بانک اطلاعاتی

گزارش گیری آسان به همراه خروجی اکسل و چاپ لیست در تمامی قسمت های برنامه

امکان اتصال به  نرم افزارهای مالی

کاربرپسند بودن برنامه

پشتیبانی قوی از محصول

تعریف کاربران و تعیین سطح دسترسی

استفاده از برنامه به صورت شبکه و غیر شبکه با تعداد کاربر دلخواه و یا تحت وب

همچنین امکان ارسال پیامک پس از ارجاعات نامه در کارتابل به مدیر و کاربر مربوطه با تعیین زمان و متن درخواستی

سخن پایانی

در این مقاله سعی شد ابتدا به مزایای اتوماسیون اداری و ضرورت آن در دنیای جدید، بپردازیم.

با سیستمی شدن دو حوزه دبیرخانه و جریان اطلاعات و نامه‌ها و بایگانی و ثبت و ضبط پرونده‌ها و اسناد بسیاری از معایب و خطاهای موجود در مدل‌های سنتی اداره‌ی سازمان‌ها برطرف خواهد شد.

همچنین سعی شد با معرفی یک  نرم افزار موفق و جامع در عرصه اتوماسیون اداری و مزایا و ویژگی‌های آن در جهت چگونگی تحقق سیستمی کردن امور قدم‌هایی برداریم.

 

 

دیدگاه تان را بنویسید

 

پیشنهاد ما