برای برگزاری یک همایش موفق به چه تجهیزاتی نیاز داریم؟

به نظر شما یک همایش موفق چه دستاوردی دارد؟ شاید خیلی از افراد بگویند که همایشی موفق است که افراد حاضر پس از پایان همایش، رضایت کامل داشته باشند و از این که در این همایش شرکت کرده اند خوشحال باشند.

اما افرادی که تجربه زیادی در برگزاری همایش دارند نظرشان متفاوت است. آن ها معتقدند علاوه بر رضایت مهمانان، نکته مهم تری وجود دارد و آن توانایی تاثیرگذاری روی افراد و بهره وری از همایش میباشد.

برای تاثیرگذاری بهتر بر روی افراد به جز مواردی مثل سخنران مسلط و تولید محتوای قوی، یک سری تجهیزات و لوازم نیاز است تا بتوان مطالب را به بهترین شکل ارائه داد و به هدف رسید.

تجهیزات همایش

فرقی ندارد همایش شما چه موضوعی داشته باشد یا در چه سالنی برگزار شود. هر نوع همایشی چه بزرگ و مطرح باشد چه همایشی کوچک و نوپا نیاز به یک سری تجهیزات دارد. حال بسته به بودجه و شرایط برگزارکننده میتواند این تجهیزات فوق حرفه ای یا معمولی باشد.

ایجاد بستری مناسب برای ثبت نام شرکت کنندگان

اولین قدم برای برگزاری یک همایش موفق، ایجاد بستر یا سایتی قوی برای ثبت نام شرکت کنندگان است.

شما هر چقدر هم برای همایش هزینه کنید و از بهترین افراد و تجهیزات استفاده کنید اما وقتی در شروع کار، شرکت کنندگان برای ثبت نام با مشکل مواجه شوند اعتبار شما از بین میرود.

مواردی که باید به آن دقت کنید:

• آمادگی این را داشته باشید که بیشتر از تعدادی که انتظار دارید ثبت نام کنند و هیچ کس به مشکل برنخورد.
• در پایان ثبت نام از شرکت کننده ها نخواهید از فرم ثبت نام پرینت بگیرند. این کار خیلی از افراد را به زحمت می اندازد.
• حتما قسمتی را در سایت برای پشتیبانی و راهنمایی قرار دهید تا افراد سوالات و مشکلات خود را مطرح کنند.

سیستم صوتی مناسب همایش

یکی از قسمت های مهم همایش اجاره سیستم صوتی مناسب است. زیرا تمام آیتم های برنامه به این مورد وابسته است.

صدای سخنران باید واضح و با کیفیت به حضار برسد. در شروع و پایان همایش موسیقی پخش میشود و باید سیستم صوتی کیفیت خوبی برای پخش موسیقی داشته باشد

شما میتوانید با توجه به ابعاد سالن، تعداد حضار و تعداد سخنرانان، میکروفون، باند و میکسر اجاره کنید.

تجهیزات تصویربرداری

شما به عنوان یک برگزارکننده همایش یا سخنران نیاز به یک فیلم مناسب از همایش های خود دارید. یکی از ویژگی های همایش موفق ضبط فیلم هایی از آیتم های مختلف همایش و اشتراک قسمت هایی از آن در فضای مجازی است.

اگر قرار است همایش بزرگی برگزار شود و بودجه زیادی برای این کار در نظر گرفته شده است میتوانید از تیم های حرفه ای فیلمبرداری که بهترین تجهیزات را دارند استفاده کنید در غیر این صورت با دوربین های معمولی و ادیت فیلم میتوان به هدف رسید.

ارائه مطالب با تلویزیون شهری

تلویزیون شهری، نمایشگر بزرگی است که در همایش ها عموما روی سن و پشت سخنران نصب میشود.

از تلویزیون های شهری میتوان برای شروع همایش و پخش نماهنگ هایی خاص استفاده کرد.

همچنین برای ارائه ی بهتر مطالب سخنران، نشان دادن تصاویر و پخش فیلم های تبلیغاتی در زمان آنتراکت از آن استفاده میشود.

این نمایشگرها در بیشتر سالن های همایش وجود ندارد و شما باید خودتان با توجه به ابعاد مورد نیاز، اجاره تلویزیون شهری را در لیست خود قرار دهید.

لوازم پذیرایی

برای پذیرایی در زمان آنتراکت یا پایان همایش میتوانید چای ساز، قهوه ساز و یا کتری های بزرگ تهیه کنید و در کنار نوشیدنی، خوراکی هایی مثل فینگرفود و شیرینی هم تهیه کنید.

اگر میخواهید همایش شما از هر لحاظ بی نقص باشد در قسمت پذیرایی خلاقیت به خرج دهید و کمی متفاوت از بقیه باشید. مثلا روی ظروف یک بار مصرف لوگوی خود را چاپ کنید یا کوکی هایی سفارش دهید که از طرح های مربوط به موضوع همایش استفاده کرده باشند.

دستگاه ترجمه همزمان برای مهمانان و سخنران خارجی

اگر همایشی بزرگ یا بین المللی دارید که از مهمانان خارجی نیز دعوت کرده اید حتما باید شرایط مناسبی برای آن ها ایجاد کنید.

مهم ترین اقدام برای مهمانان خارجی این است که از مترجم همزمان برای آن ها استفاده کنید تا بتوانند از تمام مطالب همایش استفاده کنند.

برای این کار شما باید علاوه بر مترجم، به فکر اجاره دستگاه ترجمه همزمان باشید تا مهمانان هندزفری را در گوش خود قرار دهند و از سخنان سخنران استفاده کنند.