سررسید تبلیغاتی را از کجا بخریم؟ راهنمای سفارش سررسید برای شرکت‌ها

سفارش سررسید برای کارکنان و مشتریان یکی از کارهای ثابت پایان سال در بیشتر شرکت‌هاست. نتیجه‌ی این سفارش به چند تصمیم ساده بستگی دارد: چه مدلی برای چه کسی، لوگو چطور روی جلد بیاید و سفارش کی ثبت شود. در این گزارش مراحل سفارش سررسید سازمانی، از انتخاب مدل تا تحویل، به ترتیب آمده است.

گیرندگان را گروه‌بندی کنید

اولین قدم، شمردن گیرندگان در چند گروه است: کارکنان، مدیران و مشتریان اصلی. هر گروه نیاز متفاوتی دارد و یک مدل برای همه معمولاً به نتیجه‌ی خوبی نمی‌رسد. مدیران سررسیدی می‌خواهند که روی میز بماند و جای نوشتن زیادی داشته باشد. کارکنانی که میان دفتر و جلسه رفت‌وآمد دارند، مدل سبک‌تر را بیشتر استفاده می‌کنند.

مدل مناسب هر گروه

سررسید تبلیغاتی در چند قطع و چند نوع جلد تولید می‌شود. برای مدیران و مشتریان کلیدی، قطع وزیری با جلد چرمی یا ترمو و لبه‌ی طلایی ظاهر رسمی‌تری دارد. برای کارکنان، سررسید رقعی انتخاب کاربردی‌تری است؛ در بیشتر کیف‌ها جا می‌شود و برای ثبت قرارها و کارهای روزانه کافی است. اگر بودجه محدود است، بهتر است تعداد مدل‌ها را کم کنید، نه کیفیت کاغذ و جلد را.

برای مشتریانی که هر روز در سررسید نمی‌نویسند، تقویم رومیزی تبلیغاتی گزینه‌ی مطمئن‌تری است، چون برای دیده شدن لازم نیست از آن استفاده شود و تمام سال روی میز می‌ماند. بسیاری از شرکت‌ها برای مشتریان مهم، سررسید و تقویم را با طرح هماهنگ در یک جعبه می‌فرستند.

جدول زیر خلاصه‌ی این انتخاب‌هاست:

لوگو روی جلد؛ کدام روش برای کدام جلد

روش اجرای لوگو را جنس جلد تعیین می‌کند. روی جلدهای چرمی و ترمو، حک لیزری تک‌رنگ و ماندگار است و با دست خوردن روزانه پاک نمی‌شود. طلاکوب جلوه‌ی براق و رسمی دارد و برای هدیه به مدیران مناسب‌تر است. روی جلدهای گالینگور و سلفونی، لوگو رنگی چاپ می‌شود.

دو نکته کیفیت کار را بالا می‌برد. اول، فایل برداری (وکتور) لوگو را آماده کنید؛ تصویر کم‌کیفیت در حک و طلاکوب لبه‌های ناصاف می‌دهد. دوم، لوگوی کوچک در گوشه یا وسط جلد، از لوگوی بزرگی که همه‌ی جلد را بگیرد سنجیده‌تر است.

صفحه‌های اختصاصی و بسته‌بندی

بعضی شرکت‌ها چند صفحه‌ی اختصاصی هم به ابتدای سررسید اضافه می‌کنند؛ مثل معرفی کوتاه شرکت، شماره‌های تماس داخلی یا تقویم رویدادهای سال. این صفحه‌ها سررسید را از یک هدیه‌ی عمومی به یک ابزار کاری شرکت تبدیل می‌کنند، ولی زمان تولید را کمی بیشتر می‌کنند.

بسته‌بندی هم بخشی از هدیه است. جعبه‌ی هم‌اندازه‌ی سررسید، ساک دستی و کارت تبریک کوتاه از طرف مدیر، هدیه‌ی ساده را رسمی‌تر نشان می‌دهد. پیش از سفارش بپرسید جعبه جزو سفارش است یا جدا حساب می‌شود.

پیش از سفارش از تولیدکننده چه بپرسیم

جواب این سؤال‌ها را پیش از پرداخت مکتوب بگیرید:

• حداقل سفارش هر مدل چقدر است؟

• لوگو روی هر جلد با چه روشی اجرا می‌شود؟

• نمونه‌ی جلد و لوگو پیش از تولید نهایی برای تأیید فرستاده می‌شود؟

• تولید و ارسال جداگانه چند روز طول می‌کشد؟

• ارسال به شهرهای دیگر هم انجام می‌شود؟

خرید مستقیم از تولیدکننده معمولاً قیمت بهتر و کنترل بیشتری روی کیفیت و زمان تحویل دارد. تولیدکننده‌هایی مثل شهرگیفت در تهران، بیش از ۹۰ مدل سررسید را در قطع‌های وزیری، رقعی، اروپایی و جیبی خودشان تولید می‌کنند و به سراسر ایران می‌فرستند، حداقل سفارش و زمان تحویل هر مدل را روی صفحه‌ی همان محصول نوشته‌اند و پیش از تولید نهایی، نمونه‌ی لوگو را برای تأیید آماده می‌کنند.

زمان‌بندی؛ مهم‌ترین بخش کار

سررسید کالایی فصلی است و بیشتر سفارش‌ها در ماه‌های پایانی سال ثبت می‌شود. در اوج فصل، تولید و چاپ لوگو زمان بیشتری می‌برد و بعضی مدل‌ها زودتر تمام می‌شوند. ترتیب ساده‌ی کار این است: اول تعداد هر گروه را مشخص کنید، بعد مدل‌ها را انتخاب کنید، فایل لوگو را بفرستید و نمونه را تأیید کنید. هر چه این مراحل زودتر شروع شود، مدل‌های بیشتری در دسترس است و سررسیدها پیش از شروع سال به دست گیرندگان می‌رسند.

پرسش‌های رایج

سررسید سازمانی را از چه زمانی سفارش دهیم؟

چند هفته پیش از زمان توزیع، و در فصل پایان سال زودتر. زمان تأیید نمونه‌ی لوگو را هم حساب کنید.

برای کارکنان کدام سررسید مناسب‌تر است؟

سررسید رقعی یا اروپایی؛ سبک است و میان دفتر و جلسه همراه می‌ماند. برای مدیران، وزیری با جلد نفیس رسمی‌تر است.

حک لیزری بهتر است یا طلاکوب؟

حک لیزری ماندگارتر و ساده‌تر است و طلاکوب رسمی‌تر و پرجلوه‌تر. روی جلدهای چرمی و ترمو هر دو اجرا می‌شود.

سررسیدی که به‌موقع برسد، به کار گیرنده بیاید و لوگوی آن تمیز اجرا شده باشد، تا پایان سال روی میز می‌ماند و هر روز یادآور شرکتی است که آن را هدیه داده است.